¿Qué puedo hacer cuando un cliente se retrasa en el pago de sus facturas?

Es evidente que la respuesta dependerá de la relación que mantienes con ese cliente, del retraso que acumule, e incluso de tu situación financiera actual. En cualquier caso, hoy te proponemos unos cuantos consejos generales que te ayudarán a gestionar esa situación de la mejor manera posible.

Más vale prevenir

A veces el secreto para evitar retrasos consiste en dejar las cosas claras desde el principio. Lo más útil es protegerse con un contrato, por sencillo que éste sea. Asegúrate de que incorpora lo siguientes elementos:

- Plazo/Número de días a partir de los cuales consideramos un pago como retrasado. Puedes contemplar una serie de días de gracia, o puedes especificar que el trabajo tiene que pagarse el día después a la emisión de la factura.

- Cláusula que penaliza el pago con retraso. Por ejemplo: “Si un pago no se efectúa en el plazo previsto, contará con un recargo del 10%“

- Penalizaciones más severas para los pagos efectuados con mucho retraso.

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Realizar cualquier trabajo requiere un esfuerzo; conseguir que te paguen -especialmente en tiempos de crisis- puede convertirse en toda una odisea.

Es verdad que, si exceptuamos el cobro por adelantado -casi imposible de aplicar- no existen las soluciones mágicas. Pero sí que puedes adoptar algunas prácticas que te permitirán reducir riesgos.

El objetivo es evitar que te tomen el pelo cuando llega la hora de cobrar:

1. Investiga un poco antes de comprometerte

Cuando te enfrentes a un cliente nuevo, intenta conseguir referencias. No hace falta que dediques demasiado tiempo: ya sabes que la mala fama vuela. Pregunta en tu círculo, y busca información en Internet para comprobar si la empresa tiene problemas económicos, y si algún otro profesional todavía está pendiente de cobrar sus facturas.

Si la cosa tiene mala pinta, exige garantías de algún tipo y, si no las obtienes, simplemente huye.

2. Cuidado con los trabajos/promesa

Hay un reclamo tan viejo como el oficio de freelance: el cliente te pide un trabajo por el que no cobrarás nada o casi nada, pero que posteriormente te dará acceso a un montón de jugosos proyectos.

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Desgraciadamente para muchos profesionales freelance, cobrar las facturas se ha convertido en una de las tareas que más tiempo y esfuerzo exige, especialmente en época de crisis.

¿Qué se puede hacer cuando un cliente no paga a tiempo? Los profesionales independientes no tienen un equipo de abogados a su disposición, y tampoco merece la pena invertir más dinero que el que vamos a sacar, así que debemos pensar en  otras opciones más sencillas y económicas.

En FreelanceSwitch han recopilado unas cuantas alternativas interesantes:

1. Plan de pagos

En tiempos de crisis muchas empresas están pasando apuros. Y si su situación financiera no es buena, es muy posible que acaben dándote largas a la hora de pagar. Ya sabes que el freelance suele ser el “eslabón más débil” dentro de los proveedores: tú no puedes cortarle la luz a tu cliente, ni mandarle a tu equipo jurídico…

Por eso, en algunos casos excepcionales, puedes ponérselo fácil a tu cliente para que vaya pagando según un calendario determinado. En principio, ofrecer un “plan de pagos” no forma parte de tu cometido como profesional. Pero es una opción mejor que pegarte un año entero llamando por teléfono para ver cuándo te pagarán…

2. Descuentos por pronto pago

Hay clientes que retrasan el momento del pago porque así tienen más tiempo para disponer de su dinero. Si les ofreces algún tipo de beneficio por pagar las facturas de forma inmediata, es muy posible que todos esos clientes decidan pagarte al instante.

No existen los milagros. El dinero tiene que salir de alguna parte, así que lo más normal es que tengas que subir un poco tu tarifa para después poder ofrecer este “descuento por pronto pago”.

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¿Nunca has tenido un proyecto que ha acabado convirtiéndose en un auténtico infierno? Es imposible saber con exactitud cómo será tu próximo cliente, pero existen algunas señales que nos alertan de los peligros más comunes. En Freelanceswitch han elaborado un buen recopilatorio. Ya sabes: a veces merece la pena decir NO antes que caer en un agujero negro. ¡Atento a las señales!:

1. “Intenté hacerlo yo mismo, pero…”

Esta frase suena a declaración de artista frustrado… Mal asunto. El cliente ha tratado de hacer el trabajo, pero no ha sido capaz. Y ahora te ha elegido a ti para que recojas todas las piezas y recompongas el proyecto. Aunque no lo diga, es muy posible que ese cliente tenga ya una visión en su cabeza sobre cómo tienen que hacerse las cosas, y no va quedarse satisfecho con algo diferente a lo que tiene en mente.

Seguramente encontrarás problemas a la hora de mostrarle cuáles de esas ideas son equivocadas, y es muy fácil que no acabes demasiado orgulloso del resultado final, porque nunca habrás tenido el control del proyecto.

Opciones: Este tipo de cliente es muy complicado, así que piénsalo bien antes de aceptar. Eso sí, si consigues que el cliente quede satisfecho, seguro que hablará bien de ti a todos sus colegas y conocidos: al fin y al cabo, has sido capaz de resolver un problema que a él le superó.

Si decides seguir adelante, lo mejor es que intentes que el cliente especifique qué es exactamente lo que quiere y cómo lo quiere, para no perder el tiempo en la dinámica ensayo-error-nuevo ensayo.

2. No hay plazo de entrega

A simple vista, un proyecto sin un plazo de entrega fijo puede parecer una gran oportunidad para desarrollar un trabajo relajado, sin presiones de ningún tipo. Pero debes estar atento, porque en realidad esto suele significar que el cliente no está demasiado comprometido con el proyecto. Y un cliente que no te devuelve las llamadas de teléfono y que no responde a tus correos es todavía peor que uno que está todo el día encima de ti. A menudo, esta situación puede conducir a que el cliente abandone el proyecto (y es posible que también te deje tirado a la hora de abonar la factura).

Incluso si ese cliente parece muy interesado en el proyecto, el hecho de que el plazo de entrega sea demasiado vago puede convertirse en un problema serio: es fácil que cambie de idea muy a menudo. Eso se traducirá en un bucle de revisiones y modificaciones. Lo más posible es que te salgas del presupuesto. Y suele ser difícil trasladar los extras al cliente.

Opciones: Intenta trazar un plazo de entrega específico. Sé suave pero firme con el cliente. Recuerda que es por el bien de todos: el tuyo y el suyo.

3. “Un amigo me dijo que debería…”

Cuidado con los clientes que pronuncian esta frase. Puede ser un signo de que no conocen bien el tema del que están hablando, y de que quizá ni siquiera necesitan eso que están pidiendo. Esta situación puede conducir al desinterés en el proyecto -tal y como sucede en el caso 1- y a malentendidos muy costosos: es posible, por poner un ejemplo, que el cliente pida un branding completo y que luego -cuando el branding ya está hecho- descubras que lo único que quería era una tipografía de moda para el logo de su empresa.

No te fíes incluso aunque el cliente utilice un lenguaje técnico: es posible que no lo esté utilizando correctamente.

Opciones: Detalla con exactitud lo que vas a hacer, y lo que se necesita para llevar a cabo el proyecto. Intenta obtener del cliente toda la información que puedas. La idea es que descubras qué es lo que el cliente realmente quiere antes de que sea demasiado tarde. Si consigues guiarle correctamente a través del proceso, habrás ganado su confianza, y posiblemente hayas conseguido un cliente para mucho tiempo.

4. Demasiados interlocutores

Este es un problema típico cuando trabajas con grandes empresas, o con la administración pública. Hay demasiadas personas opinando y decidiendo sobre el proyecto. Eso puede hacer que pierdas el tiempo avanzando en una dirección, para que luego llegue otro interlocutor y cambie los objetivos, o las reglas del juego. También puede ocurrir que quedes atrapado en una “guerra” entre varios interlocutores. Aunque el presupuesto para el proyecto sea grande, es fácil que se diluya en correcciones, revisiones y pasos en falso.

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En Smashing Magazine han creado una lista con 15 aplicaciones útiles para la gestión de proyectos. He hecho un resumen libre, con algunos cambios y alguna aplicación añadida. Así suman 18. Bonito número, ¿no?

Existen aplicaciones para todos los gustos: gestión de errores, gestión del tiempo, contabilidad, diseño de flujos de navegación, control de versiones, presentaciones online, etc. Tienen en común que, de alguna forma, todas sirven para realizar un buen seguimiento del proyecto y de las actividades de cada uno de los miembros del equipo. También si el equipo está formado por una sola persona. Las hay gratuitas y de pago, con interfaces más y menos complejos. La mayoría son fáciles de instalar y de usar… Pero vamos al grano: 

Aplicaciones básicas para la gestión de proyectos

Lighthouse es una aplicación que te permite realizar el seguimiento de errores, temas, calendario, hitos del proyecto, etc. Se integra con tu cliente web. Con ella podrás monitorizar los bugs de tu software, detectar las erratas del libro que estás escribiendo, organizar planes y actividades, y obtener feedback sobre tus productos. 

La creación de proyectos es sencilla: sólo tienes que introducir un título de proyecto y una descripción. Una vez que el proyecto está creado, puedes introducir los tickets, mensajes e hitos.

Lighthouse es muy recomendable para los equipos de desarrollo web, también si están formados por una única persona. Hay una versión gratuita que te permite gestionar un sólo proyecto para hasta dos personas. Las versiones de pago van desde 10 dólares hasta 120 en el Plan Platinum. 

Springloops. Aplicación muy enfocada al desarrollo y gestión de código. El interfaz es muy intuitivo y fácil de usar. Puede integrarse con Basecamp. Tiene versiones gratuitas y de pago. Estas últimas van de los 9 a 96 dólares al mes. 

CreativePro Office ofrece herramientas de gestión online, y está pensada para autónomos y pequeños equipos de diseñadores gráficos y desarrolladores web. Es una aplicación absolutamente gratuita. 

No Kahuna. Herramienta sencilla de gestión de proyectos. Permite crear, distribuir y realizar el seguimiento de las tareas de todos los miembros del proyecto. Es gratuito hasta que abres 30 tareas. Entonces tienes que pasar a la versión de pago, que tampoco es demasiado costosa. No Kahuna es una buena opción para la gestión básica de proyectos y el seguimiento de “tickets”.

Basecamp es considerado por muchos como el mejor gestor de proyectos y la mejor plataforma de colaboración que existe. Entre sus funcionalidades destacan las listas de tareas, la posibilidad de compartir archivos, la gestión del tiempo, los comentarios, etc. El interfaz de uso es realmente bueno, y ya tiene muchos imitadores. Eso sí, Basecamp no es gratuito: el plan básico cuesta 24 dólares al mes, y el Max se va hasta los 149.

Diseño de flujos de navegación web

Jumpchart es una herramienta que te permite diseñar el flujo de navegación de tu sitio web.  Solo tienes que crear las páginas y arrastrarlas dentro del plan. Es una gran aplicación para los diseñadores web, ya que permite realizar maquetas de forma sencilla. Hay versiones gratuitas y de pago, de 5 a 50 dólares al mes.

Gestión de proyectos basados en Wiki

Los wikis constituyen otra opción interesante para la gestión de proyectos. 

Trac project es un wiki para realizar el seguimiento de proyectos de desarrollo de software. Posee un sistema de control de versiones, gestión del tiempo, y seguimiento de tickets. Es gratuito, y tiene un montón de plugins útiles.

PBwiki es uno de los wikis más fáciles de usar, y es gratuito. Te permite compartir archivos con otros usuarios, monitorizar los cambios y versiones, etc. Se instala en un minuto y es realmente intuitivo.

Seguimiento de bugs y tickets

Específicos para desarrollo web. 

16 bugs, para la gestión sencilla de bugs. Utiliza un sencillo código de colores para identificar cada tipo de contenido. Existe una versión gratuita y otras de pago, que van de 8 a 15 dólares.

Jira es un software de seguimiento de bugs que incluye un montón de funcionalidades. Permite, por ejemplo, realizar informes, generar gráficas y mapas de flujo, y es configurable. El único pero es el precio, y es que no resulta nada barato: a partir de 300 dólares mensuales.

Colaboración a distancia 

3 soluciones para trabajar y compartir online con tus clientes y colaboradores.

Active Collab es un gestor de proyectos que  te permite crear un espacio de colaboración en tu propio sitio web, para que puedas trabajar y compartir información con tus clientes y colaboradores. Incluye foros, asignación de tareas, archivos compartidos, calendarios, gestión de hitos y entregas. etc. Existen dos opciones de pago: para empresas y para pequeñas empresas. 

Dim Dim es una plataforma web para mantener conferencias y colaborar online. Te permite compartir tu escritorio, tus presentaciones y tus documentos con la gente con la que te estás comunicando. Incluye un servicio de voz IP integrado. Tiene versiones gratuitas -para encuentros online de hasta  20 personas- y de pago para encuentros de 100 a 1000 personas a la vez.

Vyew es un servicio para realizar presentaciones online. También te permite compartir tu escritorio con quien tú quieras. Incluye una “pizarra” para compartir ideas, así como herramientas de diseño. Hay una versión gratuita para hasta 20 participantes, y dos planes de pago.

Facturación y ventas

Facturagem. Más fácil, imposible. Con facturagem podrás generar tu factura en menos de 1 minuto. Las 10 primeras facturas son gratis.

Less Accounting es un programa sencillo de contabilidad par autónomos y pequeñas empresas. Incluye seguimiento de kilometraje y gestión de gastos.

Ventasgem es una aplicación absolutamente gratuita que te permite realizar un seguimiento de todas las propuestas comerciales de tu empresa. Es muy visual y sencilla de usar. Con ventasgem podrás elaborar tus previsiones de ventas sin esfuerzo.

Gestión del tiempo

LiveTimer es un gestor de tiempo muy fácil de utilizar y que además funciona tanto en tu ordenador como con el iPhone. Puedes utilizarlo para aumentar tu productividad. Sólo cuesta 5 dólares por mes.

FourteenDayz es un programa de seguimiento específico para equipos. Genera “hojas de tiempo”. Incluye una versión gratuita y hasta 6 planes diferentes de pago. Los informes se puede exportar en Excel o PDF.

*Más en el post 15 useful project management tools, de Smashing Magazine.

Cualquier ahorro es bienvenido, sobre todo cuando no supone apenas esfuerzo. La factura telefónica de los autónomos -de móvil y de fijo- es precisamente uno de los puntos débiles en los que podemos mejorar:

1. Cuando estás trabajando en tu ordenador, puedes sustituir bastantes de las llamadas telefónicas que efectúas habitualmente por unos simples mensajes a través de un sistema de mensajería instantánea. Evitarás rodeos innecesarios, y escribir te ayudará a centrarte en lo esencial.

2. Ahorra tiempo y dinero en desplazamientos sustituyendo las reuniones que no son críticas por una videoconferencia. Sólo necesitas una conexión y una webcam. Skype es el líder indiscutible del mercado, pero hay más (ver más adelante).

3. Puedes ahorrarte un buen dinero -sobre todo en las llamadas de larga distancia- utilizando la tecnología de Voz IP: la voz viaja a través de Internet en vez de utilizar la red telefónica tradicional. Basta con que tú y la persona con que quieras hablar os descarguéis la misma aplicación. A partir de ese momento, las llamadas entre vosotros -de ordenador a ordenador-serán gratuitas.

4. Si efectúas llamadas al extranjero con frecuencia, y necesitas realizarlas desde tu teléfono fijo o móvil, te conviene echar un vistazo a las diferentes ofertas de servicios de Voz IP. Según lo que afirman varias compañías, podrías ahorrarte hasta un 98% en llamadas internacionales.

Mensajería instantánea

Gtalk es el sistema de comunicación instantánea de Google. Incluye un servicio de mensajería instantánea, para que chatees con tus contactos; llamadas gratuitas de PC a PC; servicio de buzón de voz; y notificaciones cuando has recibido algún mensaje nuevo en el correo de Gmail.

Windows Live Messenger es el sistema de comunicación instantánea de Windows. Permite realizar llamadas de PC a PC, y videoconferencias. También permite enviar mensajes de texto a teléfonos, y compartir fotos y otros materiales. Messenger incluye un sistema de protección infantil.

Yahoo Messenger es la versión de Yahoo. También incluye llamadas de voz y vídeoconferencias, y permite compartir archivos de hasta 2 gigas. Puedes utilizarlo desde el teléfono móvil.

Llamadas también desde el teléfono fijo y móvil

Skype es un software gratuito que te permite hablar durante el tiempo que quieras con otros usuarios de Skype sin coste alguno, utilizando tu conexión a Internet. Si lo prefieres, también puedes mantener una videoconferencia. Para los que necesiten realizar las llamadas a otros teléfonos, móviles y fijos, Skype tiene un programa de tarifas de bajo coste.

Jajah es un servicio de voz IP que te permite llamar desde tu teléfono fijo o móvil ahorrando hasta un 98% -eso afirman- en tus llamadas internacionales. Jajah no exige contratos, ni descarga de software. La inscripción es gratuita. Las tarifas son bastante competitivas, y tienen servicios específicos para empresas.

Otras opciones son GizmoProject, Truphone , PeerMe, Barablu, ConnectMeAnywhere