1. Dejarse seducir por las grandes cifras de un proyecto

Aunque a primera vista la cantidad económica resulte apetitosa, un proyecto de muchas horas también puede ser ruinoso. No te olvides nunca de dividir el presupuesto entre las horas de trabajo, para comprobar que el proyecto es realmente sostenible.

2. No formalizar los acuerdos

No siempre resulta imprescindible apoyarse en un contrato formal para realizar los proyectos. Al fin y al cabo, esto ralentiza los trámites y puede hacer menos fluida la relación con los clientes. Pero sí conviene que el acuerdo esté siempre muy claro para las dos partes. Por eso resulta muy útil recoger el acuerdo por escrito, aunque sea mediante un simple email. De esta forma reducimos el riesgo de sorpresas, malentendidos y repentinos cambios de opinión.

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¿Qué variables existen a la hora de gestionar un proyecto? Básicamente 3: el alcance, el plazo y el presupuesto.

La mayor parte de las veces, el cliente fija al menos una de estas variables. Por ejemplo, cuando insiste en que:

- la fecha de entrega tiene que ser X (plazo)

- el resultado final tiene que contar con una determinada funcionalidad (alcance).

- el dinero disponible para el proyecto es de X euros (presupuesto)

En los casos en que una de las variables es fija, es evidente que debemos actuar sobre las otras. Vamos a verlo:

1. Plazo

Muchos clientes insistirán en que la fecha límite para la entrega del proyecto es inamovible. Normalmente, esta fecha dependerá de otros compromisos adquiridos. Es posible que por exigencias del mercado, el cliente haya  fijado una determinada fecha de lanzamiento, o se haya comprometido con otros proveedores.

Modificar el alcance. Lo fundamental en este caso es analizar el alcance del proyecto.

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Imagina que vas a ver a un cliente y quieres proponerle tus servicios, o que vas a defender tu proyecto frente a un grupo de personas. ¿Qué necesitas para convencerles de que tu propuesta es la más adecuada?

Hay al menos 9 factores clave que debes tener en cuenta:

1. Seguridad

Para convencer al cliente necesitas transmitir seguridad. Es algo esencial:  el cliente necesita saber que estás plenamente preparado para solucionar sus problemas.

No se trata de fingir ni de aparentar. La seguridad tampoco es un atributo exclusivo del carácter personal. Normalmente tiene su origen en la experiencia y los conocimientos que has ido adquiriendo en tu área concreta de especialización.

No puedes aparentar ser quien no eres. Pero lo que sí puedes hacer es atenuar los rasgos de inseguridad en tu exposición: evita las contradicciones y los titubeos, intenta no corregirte todo el tiempo a ti mismo, y no menosprecies tus trabajos por pequeños y humildes que te parezcan.

Piensa que lo que para ti es un proyecto sencillo, para tu cliente puede ser la solución perfecta.

2. Sin soberbia

“Sabes mucho, pero no lo sabes todo”. Esta frase resume bien lo que la mayor parte de los clientes buscan de ti. Necesitas transmitirles seguridad, sí; pero sin olvidar que las personas soberbias son muy difíciles de tratar: creen que lo saben todo, son incapaces de reconocer que se han equivocado, y no admiten otros puntos de vista porque están convencidos de que siempre tienen razón, y de que su propuesta es inmejorable.

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Casi todo cambia a nuestro alrededor: las herramientas de trabajo, los clientes, la tecnología, las exigencias del mercado, la competencia… Por eso, lo normal es que también nosotros, como profesionales, nos veamos obligados a cambiar para sobrevivir. Esa es la base de la innovación.

Pero cambiar no siempre resulta sencillo. ¿Hasta dónde debemos hacerlo?

- Si no cambiamos nada corremos el riesgo de desaparecer. Nadie se imagina ya a un freelance sin ordenador, sin teléfono móvil, sin conexión a Internet, y haciendo las cuentas con lápiz y papel.

- Si lo cambiamos todo -incluidos nuestros presupuestos de partida- nos arriesgamos a llevar nuestro negocio a un punto al que no queremos llegar. Podemos acabar haciendo algo que ni nos gusta ni nos interesa. Y eso, desde luego, también es un callejón sin salida. ¿Para qué ser freelance en esas condiciones?

Equilibrio entre determinación y flexibilidad

Es evidente que la elección de los proyectos que vamos a realizar marca nuestra orientación profesional: si realizamos un determinado tipo de trabajos, avanzamos en una dirección; si escogemos otros, nos orientamos en otra dirección muy distinta.

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La relación de un freelance con sus clientes no siempre es fácil: a lo largo del proyecto  surgen dudas y se producen malentendidos que enturbian el trabajo. ¿Hay alguna manera de limitar/superar estas situaciones?, nos preguntamos a menudo.

La respuesta es: SÍ. Tomando como punto de partida un artículo de Designm.ag, vamos a darte 13 excelentes consejos que te permitirán gestionar mejor las relaciones con tus clientes, y te ayudarán a aprender de cada proyecto:

1. Conoce a tu cliente

Para trabajar sobre una base sólida, debes conocer el negocio de tu cliente: los productos y servicios que ofrece, su cultura corporativa, y su propuesta de valor al cliente.

Y, por supuesto, debes conocer sus objetivos, y qué es lo que espera de ti.

Está claro que cuando las dos partes -profesional y cliente- están alineadas en sus objetivos, los malentendidos quedan reducidos a su mínima expresión.

2. Desarrolla un método

La memoria es débil. Sigue un método sencillo para almacenar y gestionar la información que vas obteniendo sobre tus clientes (utilizando, por ejemplo, un pequeño CRM). Así podrás recuperar al instante información útil sobre los proyectos realizados, los contactos, las llamadas y los emails enviados y recibidos, etc.

De esta forma no tendrás que volver a preguntar lo mismo todo el tiempo, podrás reutilizar la información para tus proyectos posteriores, y conocerás cada vez mejor a tus clientes.

Toda esta información te permitirá tomar las decisiones más adecuadas en el menor plazo de tiempo posible.

3. Escuchar es más importante que hablar

Ya sabes: una boca para hablar, dos orejas para escuchar. Atiende a lo que tu cliente quiere contarte, muy especialmente al principio de una relación, cuando todo está por construir. Escucha antes de proponer tu solución o tu punto de vista. Si el cliente quiere contártelo, será por algo.

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En Freelancefolder han recopilado 5 herramientas online con las que puedes gestionar de manera más eficaz tus proyectos, horarios, tareas, facturas y contactos.

- OpenGoo y su demo correspondiente en castellano Es una solución OpenSource (basada en código abierto) pensada más bien para equipos. Su objetivo es mejorar la productividad y la gestión de los diferentes miembros. Incluye gestión de tareas y documentos, gestión de proyectos, etc.

- Subernova está orientada directamente a los profesionales freelance. La idea es que, con esta aplicación, los freelance puedan controlar de manera sencilla el avance de las tareas y los proyectos, el cobro de facturas, la información a clientes, etc. También disponible para iphone. Cuesta 6 dólares al mes.

- Projectivity también es OpenSource. Promete un ahorro de tiempo del 20% y está orientada a la gestión de cartera, proyectos, conocimiento y colaboración.

- WorkETC. Combina CRM (gestión de clientes) con la gestión de proyectos, facturas y horarios. Tiene una tarifa para profesionales freelance de 30 dólares al mes.

- Daylite. Especial para maqueros. Esta herramienta de productividad está dirigida a los usuarios de  iphone e ipod touch. 50 euros al año o bien 9 euros al mes.

Puedes consultar una descripción más amplia de cada uno de estos programas en el artículo 5 Game Changing Project Management Tools, publicado en FreelanceFolder.

Seguro que te ha sucedido más de una vez: has tenido que rechazar un proyecto porque estabas tan ocupado/a que no tenías tiempo material para hacerte cargo. Y seguro que alguna vez has pensado: “Si hubiese subcontratado al menos una parte del trabajo a otro profesional, habría podido realizar el proyecto… y lo hubiese cobrado.”

Pues sí. La externalización es una opción que, en principio, resulta bastante atractiva, pero que también implica riesgos importantes. En FreelanceSwitch han reflexionado sobre sus ventajas e inconvenientes. 

Ventajas

Las ventajas están claras:

Más proyectos. Si trabajas junto a otro freelance -pongamos que tiene un poco menos experiencia que tú- puedes hacerte cargo de un mayor número de proyectos que si vas sólo por la vida. 

Proyectos más grandes. Además, esta colaboración te permitiría asumir proyectos un poco más grandes y ambiciosos. Imagínate: un diseñador web que se hace cargo del desarrollo completo de un sitio web, incluido el contenido, y para completar el proyecto, “subcontrata” a un programador y a un redactor.

Tu parte del pastel. Si eres tú el que ha “pescado” el proyecto, aunque sólo te encargues de una pequeña parte, y el grueso del trabajo lo realice otro freelance, vas a acabar ganando algo, por pequeño que sea el trozo del pastel. 

Puedes encontrar profesionales de confianza. Tu cliente te ha contratado a ti porque ha visto los proyectos que has realizado, y porque ha confiado en tu experiencia y tus capacidades; de la misma forma, tú puedes encontrar -o ya conoces- a otros profesionales de confianza, que asumirán el trabajo con responsabilidad y te permitirán cumplir con el compromiso sin problemas. 

Inconvenientes

La externalización también tiene sus riesgos:

Ya no tienes el control sobre el proyecto. Esta es quizá la principal desventaja de la externalización. Los otros profesionales pueden tener una visión absolutamente diferente de lo que hay que hacer, y de cómo hay que hacerlo. Por mucho que actúes como guía, y trates de coordinarlo todo, lo más probable es que algo se te escape. Puede que acabes dedicando parte de tu preciado -y muy escaso- tiempo a corregir el trabajo de los otros freelances que has “subcontratado”… En ese caso, el negocio no habrá valido la pena.

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El otro día hablábamos de los errores: siempre se ha dicho que constituyen uno de los mejores métodos para aprender y mejorar. Pues bien, hoy os proponemos una reflexión hecha desde un punto de vista muy diferente: ¿y si los fracasos no fuesen tan útiles para aprender como nos creemos? 

Esto es lo que piensa la gente de la gente de 37 Signals: 

“Seguro que lo has oído por activa y por pasiva: aprende de tus propios errores. Existen muchas frases hechas sobre el error. Casi todas finalizan con un giro inteligente que hace que suenen bien…

Pero no entiendo la fascinación cultural que existe con el fracaso como método para extraer grandes lecciones de aprendizaje. ¿Qué es lo que has conseguido aprender de tus fracasos? Aprendiste que aquello no funcionaba. Ya no volverás a cometer el mismo error dos veces, pero es perfectamente posible que la próxima vez cometas un error diferente. En otras palabras: puede que no sepas lo que no funciona, pero todavía no sabes qué es lo que funciona. Así que, sinceramente, no parece una gran lección para el futuro.

En vez de concentrarte en los errores, pon toda tu energía en estudiar tus éxitos. ¿Qué es lo que has hecho bien? ¿Qué es lo que realmente funciona? ¿Eres capaz de repetirlo o reproducirlo? En vez de hacer que lo malo sea un poco mejor, ¿por qué no hacer que lo bueno sea todavía un poco mejor? No gastes tanto tiempo mirando hacia abajo; mira hacia arriba.

Hay una diferencia fundamental entre “ahora sé lo que tengo que hacer” y “no hagas eso otra vez”. La primera opción es sin duda mucho mejor.

Es cierto: todo constituye una experiencia de aprendizaje. Se puede aprender de lo bueno y de lo malo. Pero no todos los aprendizajes son iguales. Si vas a dedicar tiempo a analizar el pasado, es mejor que te concentres en las ganancias y no en las pérdidas. Las lecciones aprendidas de lo que has hecho bien te conceden más probabilidades de continuar tus proyectos con el éxito”.

Y tú, ¿qué opinas? ¿Has conseguido aprender de los fracasos?

Los miembros de 37signals son los padres de la filosofía ágil de Getting Real.

Puedes ver el artículo original: Learning From Failure is Overrated.

En Consumer se hacen eco de un estudio realizado por la consultora CareerBuilder. Según esos datos, en España sólo un 16% de los empleados reconoce haber mentido en su currículum; lo más “divertido” es que el 72% de las empresas encuestadas asegura haber descubierto mentiras en las cartas de presentación de los candidatos… 

Por lo visto, o aceptamos que los seleccionadores de las empresas son paranoicos, o hay muchos curriculum que deberían incluir el mismo disclaimer que las series malas de televisión: cualquier parecido con la realidad es pura ficción.

Como es lógico, también en el campo de los profesionales independientes hay quien “adorna” su formación y su experiencia laboral. Hasta cierto punto es comprensible, sobre todo en los inicios, cuando no hay demasiado que mostrar, aparte de las ganas de hacerlo bien.  

Pero, ¿dónde está el límite? ¿Cuándo deja de ser un enfoque positivo, o una exageración, y pasa a convertirse en una mentira? No es fácil decirlo: seguramente, cuando llega la hora de hacer el trabajo y nos damos cuenta de que no somos capaces…

Vamos a repasar cuáles son las 4 mentiras más frecuentes en los curriculum. Si lo piensas bien, casi todas podrían trasladarse al mundo de los freelance:

1. Soy un experto en ese programa…

Dos de cada diez españoles han declarado que han falseado su nivel de estudios en su currículum. Se pretende con ello ganar puntos ante el seleccionador. Es una de las mentiras más fáciles de detectar, porque lo normal es que se soliciten los diplomas y certificados que correspondan a la formación declarada. Una de las más frecuentes es asegurar ser un experto en un determinado programa informático sin serlo. Se trata de un grave error ya que se quedará en evidencia al comenzar a trabajar y tener que manejar dicho programa.

2. Hablo inglés a la perfección…

También es habitual indicar que se tienen conocimientos de idiomas que en realidad se desconocen. O bien poseer un nivel más elevado del que se tiene. En este caso, es inútil indicar tener más nivel del real, pues lo habitual es que, para chequearlo, el entrevistador se dirija al candidato hablando en el idioma que dice conocer. Además, hay que tener en cuenta que muchas empresas suelen hacer pruebas de nivel para verificar dichos conocimientos.

3. Antes llevaba un equipo de 5.000 personas…

El 43% de los españoles añade en su currículum vítae más responsabilidades de las que ha asumido en sus anteriores empleos. Un ejemplo: alguien que ha trabajado como vendedor, pero que asegura haber sido responsable de equipo o director comercial de una determinada empresa. En este sentido, hay quien exagera también los años de experiencia ejercidos en una determinada función. 

4. He realizado proyectos para Google, Coca-Cola y Amazon

Un 18% de candidatos miente acerca de las empresas para las que ha trabajado. Según el estudio de CareerBuilder, se han dado casos de candidatos que han mentido diciendo haber trabajado en una determinada empresa sin saber que quien le entrevistaba fue director de la misma. También, con el fin de engordar el currículum, hay quien declara haber trabajado en empresas que no existen. Son más difíciles de detectar las mentiras cuando las empresas en las que se dice haber trabajado han desaparecido. 

Puedes leer el artículo completo: Las mentiras más comunes en los currículum vítae, publicado por Lola Raya en Consumer.

Casi todos los freelances empiezan combinando un trabajo de jornada completa con pequeños proyectos por su cuenta. Es una buena manera de probar suerte, de ganar confianza y de ahorrar un poco de dinero antes de dar el salto definitivo al campo freelance.

Desde el punto de vista económico, combinar los dos tipos de actividades -trabajo asalariado y autónomo- es una buena opción; el problema está, como casi siempre, en la ejecución práctica, que no resulta nada sencilla. Hace falta voluntad, motivación, disciplina y, desde luego, una excelente gestión del tiempo.

Aquí tienes algunos consejos que pueden resultarte útiles:

Selecciona bien tus clientes y proyectos

Es evidente: todos los freelance deben seleccionar bien sus proyectos. Pero esto resulta especialmente importante en el caso de los que, al tener un trabajo a jornada completa, no pueden estar disponibles durante el día, y deben utilizar su tiempo personal para realizar sus proyectos. Trabajar para un cliente que espera de ti que estés siempre a su disposición, listo para responder al instante a todas sus preguntas y peticiones, es imposible para alguien que tiene que rendir cuentas en una oficina. Por eso, lo mejor que puedes hacer es desembarazarte de ese tipo de clientes.

Si realizas proyectos después de tu trabajo, lo normal es que tengas cierta estabilidad, y que no tengas una dependencia económica de esos freelances. Así que puedes permitirte elegir bien. Piensa que tu tiempo es limitado, y que te conviene trabajar para clientes que respeten tus condiciones particulares. Esos son los clientes y proyectos que realmente te interesan.

Aprovecha las zonas horarias

No siempre existe la oportunidad, porque la mayor parte de nosotros trabajamos para clientes que se encuentran dentro de nuestro “radio de acción”, pero la diferencia horaria puede concedernos buenas oportunidades para aprovechar mejor el tiempo. Si por ejemplo trabajas desde Buenos Aires para un cliente español, al salir de la oficina todavía podrás aprovechar para resolver libremente dudas por teléfono o por chat.

Anima a tus clientes a que utilicen el email para comunicarse contigo

Si consigues que tus clientes utilicen el email para comunicarse contigo, tendrás mucho ganado. Te ahorrarás recibir, en tu horario de trabajo, las interminables llamadas telefónicas con peticiones y especificaciones abstractas. De todas formas, no podrías atenderlas…

Además, contarás con un respaldo escrito de todas las peticiones del cliente. Ni siquiera tienes que explicar que eres un asalariado con un trabajo a jornada completa; basta con que digas: “Trabajo mejor cuando puedo leerlo en un email”.

Un punto importante: si chequeas los correos de tus proyectos freelance desde el ordenador de la oficina, puedes buscarte problemas serios, así que lo mejor es que descartes esta opción. Si se enteran en la empresa en la que trabajas, puedes acabar como “freelance 100%” antes de tiempo…

Utiliza un dispositivo móvil para gestionar el correo electrónico

En cuanto hayas “convencido y entrenado” a tus clientes para que se comuniquen contigo vía email, podrás aprovechar al máximo las posibilidades de un dispositivo móvil. Una Blackberry o un iPhone te permitirán  consultar el correo de vez en cuando -por ejemplo, durante los descansos- sin tener que utilizar el ordenador de la oficina. Además, podrás aprovechar el tiempo también cuando viajas en el transporte público, a la ida y a la vuelta de tu trabajo. Esta productividad añadida hará que te merezca la pena el coste añadido que supone comprar el dispositivo y contratar el servicio.

Solicita una jornada laboral más comprimida

Este es un asunto complicado, porque normalmente no te conviene “alarmar” a la empresa que te contrata, ni llamar la atención sobre tu peculiar situación. Pero dependiendo del tipo de trabajo que realices, y de la política de tu compañía, quizá puedas trabajar un poco más durante cuatro días, de forma que el quinto puedas dedicarte a tus freelances. Puedes llegar un poco antes para salir a una hora más temprana. Otra opción es que trabajes de vez en cuando desde casa, de manera que puedas dedicar a tus proyectos el tiempo que te ahorras en el desplazamiento a la oficina.

Lo fundamental es que hagas bien tu trabajo en tu empresa, independientemente del horario y la distribución, de forma que tu jefe esté satisfecho o satisfecha contigo y pueda ser más flexible con tus necesidades.

¿Cuál es tu método?

¿Y tú cómo haces para sobrevivir a tu trabajo en la oficina y a los proyectos freelance? Queremos saber tu opinión.

*Traducción muy, muy libre del post Balancing Part Time Freelancing with a Full Time Job, publicado por Susan Johnston en FreelanceSwitch.