¿Necesitas comunicarte y colaborar a distancia con tus clientes y compañerxs de proyecto?

Ya hemos comentado varias veces que las reuniones, si no están bien gestionadas, pueden convertirse en un auténtico lastre. Mucho más si son presenciales, y exigen un esfuerzo y un gasto extra para llegar hasta el punto de encuentro.

En la revista Consumer han recopilado algunas de las herramientas que te permitirán ahorrarte desplazamientos innecesarios:

- Dimdim es una aplicación de código abierto especializada en reuniones online. Es gratuita para hasta 20 personas.

- Team Apart permite mantener reuniones online de hasta 4 personas, armadas todas ellas con su webcam y su micrófono.  Su principal baza es su sencillez, y también incluye algunas herramientas de colaboración para compartir imágenes, archivos, etc.

- Huddle es una herramienta de colaboración que, además de ofrecer un servicio de videoconferencia, también permite gestionar y compartir proyectos. Incluye una versión gratuita con limitaciones. A partir de ahí, lo que necesites gastarte…

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¿Te gustaría sacarle el máximo partido a tus negociaciones? ¿Quieres saber cómo desbloquear una situación enquistada? Te proponemos “4 reglas de oro” que te ayudarán a conseguirlo. Las podemos resumir así: preparación, paciencia, flexibilidad, y convencimiento. Vamos a verlo en detalle:

Vivir en sociedad es negociar

El trabajo, como la vida en sociedad, es una negociación constante con los demás. Normalmente, la negociación es muy rápida y no requiere demasiado esfuerzo: ambas partes ceden un poco en sus pretensiones y así consiguen llegar a un acuerdo beneficioso para todos. Se trata de encontrar un equilibrio: una de las partes cede un poco más en un aspecto, pero encuentra una contrapartida en otro, o incluso se ve compensada en una negociación posterior.

El esquema podría ser el siguiente:

-¿Te apetece ir al cine?
-Bien, pero prefiero que sea una comedia.
-¿Qué te parece Con faldas y a lo loco?
-Perfecto. A mí me viene mejor la última sesión.
-De acuerdo. ¿Quedamos en los cines Odeón a las 22.00 horas?
-Muy bien. Intentaré llegar puntual.
-A ver si es verdad… Nos vemos.

Hasta aquí, todo resulta bastante sencillo. Las dos partes se conocen, y comparten gustos y objetivos. Han llegado a un acuerdo satisfactorio enseguida.

Negociar “frente a frente”

Pero no siempre resulta tan fácil, mucho menos en el campo profesional, donde lo que está en juego es nuestro trabajo y nuestro sustento. Hay ocasiones en las que no nos queda más remedio que sentarnos en una mesa, frente a frente, para dirimir nuestras diferencias. Por ejemplo: para fijar el alcance de un proyecto, las tarifas, los términos del contrato, o simplemente para adoptar un diseño o una estrategia de actuación.

Lo ideal es que la negociación fluya: que las dos partes expongan sus expectativas con claridad y lleguen a un acuerdo en seguida. Pero por si eso no sucede, es mejor tener un plan B: te proponemos 4 consejos que pueden resultarte muy útiles:

1. Haz los deberes antes de sentarte a negociar

Prepárate antes de la reunión. Ponte en la piel de la otra parte: piensa en cuáles son sus circunstancias de partida, qué es lo que busca, qué necesita, cuáles son sus intereses… Intenta anticipar cuáles serán sus propuestas, y reflexiona sobre cuáles serían las respuestas más adecuadas.

2. Paciencia: mantén tu posición inicial hasta que descubras qué es lo que quiere la otra parte

Conviene tener un poco de paciencia para ir descubriendo, conforme avanza la negociación, qué es lo que la otra parte busca. No tiene sentido que renuncies a tus posiciones iniciales hasta que no sepas con certeza qué es lo que la otra parte pide.

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¿Sabemos para qué sirve la reunión a la que estamos asistiendo?

Para Seth Godin, sólo existen 3 tipos de reuniones, y es importante no confundirlos:

1. Informativa

Se informa a los asistentes de o que está pasando, con o sin su consentimiento. Aunque puede tener una apariencia de conversación, esta reunión está pensada, fundamentalmente, para informar.

2. Debate

El líder de la reunión busca feedback, aportaciones útiles y creativas. Puedes emplear esta reunión, por ejemplo, para exponer un plan de acción, o para desarrollar una nueva idea.

3. Autorización o permiso

Este es el tipo de reunión en el que se supone que la otra parte debe decir “sí”, pero tiene el poder para decir “no”.

Fundamental no confundirse

Es fundamental no confundir estos diferentes tipos de reuniones. Esta confusión es el principal causante del fracaso de las [malditas] reuniones. Vamos a ver porqué:

Es muy típico que la reunión comience siendo de un tipo determinado, y acaba en otro diferente. Y esto es especialmente peligroso porque, a menudo, una de las partes no se está dando cuenta de esta “metamorfosis”.

Imagina que la reunión, que en principio parecía informativa, se ha transformado en una reunión en la que se está buscando una autorización. Si no te das cuenta, puede que te estés comprometiendo a hacer algo que no te conviene. Más adelante, la otra parte podría asegurar que tú estuviste de acuerdo al plantear la situación.

Al revés. Si buscas autorización para seguir adelante con el proyecto y la otra parte no se está enterando bien, su compromiso no va a servir de nada. Puede que al día siguiente lo nieguen todo, y echen por tierra todos los acuerdos que creías haber conseguido.

Así que, si tienes las sospecha de que algo parecido está sucediendo, lo mejor es que pares y digas:

“Gracias por vuestras aportaciones. Si os parece, vamos a recapitular. Voy a mencionar todo lo que hemos ido acordando, para que podamos aprobarlo y seguir adelante. ¿De acuerdo?”.

Puedes leer el artículo Three kinds of meetings, publicado por Seth Godin en su blog (dónde si no).

Si necesitas conseguir nuevos proyectos y ninguno de los métodos que has probado funciona, siempre te queda la opción de la “llamada fría”. Es decir, una llamada para ofrecer tus servicios a un posible cliente con el que no tienen ningún contacto ni relación previa.

¿Ha llegado el deshielo? Aunque en principio te dé un poco de pereza, no te conviene descartar la opción de las llamadas frías. En la situación actual de crisis, muchas empresas están ajustando sus presupuestos. Y esto, que a priori parece una mala noticia, tiene su parte positiva: esas empresas están externalizando buena parte del trabajo, y para eso necesitan profesionales situados fuera de la estructura de la organización. Así que el ajuste puede transformarse en una buena oportunidad para los freelancers más activos.  

Dan Turner -un diseñador que imparte talleres para profesionales freelance- nos propone el siguiente método para obtener buenos resultados con las llamadas frías. Atento/as valientes:

Sólo necesitas 4 cosas para empezar

- Un teléfono
- Una lista de posibles clientes
- Un método para gestionar la lista
- Un folleto promocional sencillo, algo que puedas sacar por la impresora de casa

Los 300

Consigue una lista con 300 empresas y sus respectivos números de teléfono. Utiliza para ello cualquier base de datos online (listados, paginas amarillas, etc.).

¿Por qué 300? Porque si empiezas con sólo 10 es muy fácil que te desanimes. Esta es la explicación: lo más normal es que algún teléfono comunique, que salte un contestador automático, y que te respondan directamente que allí no trabajan con profesionales freelance… En una lista corta, cada uno de los posibles clientes va a resultar importante para ti, y los fracasos te van a desanimar. Así que empieza por 300. Si uno no sale bien, no pasa nada. Pasas al siguiente y listo.

Un método para gestionar las llamadas

Apunta un máximo de 8 empresas por página. Así tendrás espacio para la dirección, el teléfono y las anotaciones que vayan surgiendo tras la llamada.

El plan de trabajo

Ya estás listo/a para empezar la “sesión” de llamadas. Concéntrate en un único objetivo: Conseguir encuentros personales con los posibles clientes.

Todo lo demás es secundario, así que bórralo de tu mente. No juzgues de antemano a ninguna de las empresas de la lista, porque no puedes saber cuánto dinero tienen disponible para actividades como la tuya.

Calcula que realizar 60 llamadas te llevará algo así como 4 horas. Es un buen reto para un día. Tómate un descanso de una hora cuando llegues a 30. Cuando hayas alcanzado las 60 llamadas, envía por email y por correo ordinario los folletos promocionales. Asegúrate de que tu portfolio está a punto para las posibles visitas. Seguramente, acabarás cerrando algunas citas para el día siguiente.

El sistema

Es muy sencillo: cuando alguien coge el teléfono, di: “¿Con quién tendría que hablar sobre un tema relacionado con [tu área de actividad: diseño gráfico, traducciones, etc.]?”

Y aquí empieza lo divertido. Si el interlocutor no entiende bien cuál es el área de actividad, esa no es la persona que estás buscando. Intenta que te pasen con la persona adecuada.

Otra opción es que el interlocutor te dé el nombre que buscas, pero no esté disponible: “De eso se encarga Lola Pérez” -por poner un ejemplo- “pero no se encuentra aquí en este momento”. En ese caso, deja un mensaje con tu número de contacto -aunque no debes esperar que de ahí salga algo- y apunta el nombre del responsable en tu hoja de llamadas para intentarlo más adelante.

Si consigues que te pasen con la persona adecuada, plantea de nuevo tu propuesta: “Hola Lola, me llamo [Dani Freelanci]. Soy [tu profesión] aquí en [tu ámbito geográfico], y llamo para ver si os puedo ayudar con [tu actividad profesional]”. Aquí viene un punto importante. Tienes que cerciorarte de que estás hablando con el interlocutor adecuado, así que pregunta: “¿Eres la persona con la que tengo que hablar?

El primer impulso del interlocutor suele ser intentar librarse de ti, pero debes ser firme a la vez que educado. Plantea unas preguntas. Es la mejor manera de llevar el control de la conversación. Por ejemplo, si eres diseñador:

- ¿Qué tipo de trabajo de diseño soléis necesitar?
- ¿Tenéis material corporativo actualizado [trata de meter aquí tu especialidad]
- ¿Cada cuánto tiempo necesitáis actualizar o renovar los diseños?
- ¿Quién se encarga normalmente?

Si el posible cliente está interesado, entrará al trapo con las preguntas, y habrás conseguido entablar una conversación. Ese ya es un gran paso. Ahí podrás juzgar -el cliente también lo hará- si hay buenas o malas vibraciones.

Comprobarás que si el interlocutor realmente tiene la capacidad de tomar decisiones, resulta muy sencillo cerrar un encuentro personal.

Selección antes de la reunión

Si tampoco tienes demasiado tiempo, y no quieres perderlo en reuniones estériles, puedes ser un poco más selectivo antes de cerrar el encuentro. Intenta informarte de 3 asuntos fundamentales:

1. ¿Tienes un proyecto ahora mismo en el que pueda participar?

2. ¿Cuál es el plazo de entrega con el que contáis? Si no hay plazo de entrega, no hay ninguna urgencia… Puedes enviarles un folleto promocional y contactar con ellos más adelante.

3. ¿Cuál es vuestro presupuesto? Esta pregunta es un poco más complicada. Si consigues que el posible cliente te responda, muy mal tendrías que hacerlo en la reunión de venta para no conseguir un proyecto. Pero lo más frecuente es que no te lo digan. Es normal, todavía no hay confianza. Cierra el encuentro y ya está. Si crees que no te responden porque el cliente desconoce el presupuesto, puedes preguntar por una horquilla -entre x y x-, o por cuánto se gastó aproximadamente el año pasado.

“Envíanos algo como muestra”

Muchas veces, el o la recepcionista de la empresa te pedirá que le envíes algún trabajo de muestra. Piensa que el 90% de las veces lo hacen porque eso les parece más educado que decir, simplemente, “Gracias, pero no nos interesa”. Si no te han dado ni siquiera una persona de contacto, quizá es mejor que no envíes nada.

Si quien te pide la muestra es la persona de contacto adecuada, confirma la dirección de email, y coméntale que puede echarle un vistazo a lo que has hecho en tu web o blog personal. Después, confírmale que le enviarás algo ese mismo día.

Fin de jornada

Al final del día -nunca en mitad de las llamadas- envía por mail y por correo postal los folletos promocionales, un par de tarjetas de negocio y una carta de presentación corta y directa.

Enhorabuena. Acabas de completar una jornada que puede darte muy buenos frutos. El siguiente paso es la reunión de ventas. Pero, si te parece, eso lo vemos otro día.

Puede leer el artículo Setting Appointments, escrito por Dan Turner para sus talleres de freelancers.

¿Nunca has tenido un proyecto que ha acabado convirtiéndose en un auténtico infierno? Es imposible saber con exactitud cómo será tu próximo cliente, pero existen algunas señales que nos alertan de los peligros más comunes. En Freelanceswitch han elaborado un buen recopilatorio. Ya sabes: a veces merece la pena decir NO antes que caer en un agujero negro. ¡Atento a las señales!:

1. “Intenté hacerlo yo mismo, pero…”

Esta frase suena a declaración de artista frustrado… Mal asunto. El cliente ha tratado de hacer el trabajo, pero no ha sido capaz. Y ahora te ha elegido a ti para que recojas todas las piezas y recompongas el proyecto. Aunque no lo diga, es muy posible que ese cliente tenga ya una visión en su cabeza sobre cómo tienen que hacerse las cosas, y no va quedarse satisfecho con algo diferente a lo que tiene en mente.

Seguramente encontrarás problemas a la hora de mostrarle cuáles de esas ideas son equivocadas, y es muy fácil que no acabes demasiado orgulloso del resultado final, porque nunca habrás tenido el control del proyecto.

Opciones: Este tipo de cliente es muy complicado, así que piénsalo bien antes de aceptar. Eso sí, si consigues que el cliente quede satisfecho, seguro que hablará bien de ti a todos sus colegas y conocidos: al fin y al cabo, has sido capaz de resolver un problema que a él le superó.

Si decides seguir adelante, lo mejor es que intentes que el cliente especifique qué es exactamente lo que quiere y cómo lo quiere, para no perder el tiempo en la dinámica ensayo-error-nuevo ensayo.

2. No hay plazo de entrega

A simple vista, un proyecto sin un plazo de entrega fijo puede parecer una gran oportunidad para desarrollar un trabajo relajado, sin presiones de ningún tipo. Pero debes estar atento, porque en realidad esto suele significar que el cliente no está demasiado comprometido con el proyecto. Y un cliente que no te devuelve las llamadas de teléfono y que no responde a tus correos es todavía peor que uno que está todo el día encima de ti. A menudo, esta situación puede conducir a que el cliente abandone el proyecto (y es posible que también te deje tirado a la hora de abonar la factura).

Incluso si ese cliente parece muy interesado en el proyecto, el hecho de que el plazo de entrega sea demasiado vago puede convertirse en un problema serio: es fácil que cambie de idea muy a menudo. Eso se traducirá en un bucle de revisiones y modificaciones. Lo más posible es que te salgas del presupuesto. Y suele ser difícil trasladar los extras al cliente.

Opciones: Intenta trazar un plazo de entrega específico. Sé suave pero firme con el cliente. Recuerda que es por el bien de todos: el tuyo y el suyo.

3. “Un amigo me dijo que debería…”

Cuidado con los clientes que pronuncian esta frase. Puede ser un signo de que no conocen bien el tema del que están hablando, y de que quizá ni siquiera necesitan eso que están pidiendo. Esta situación puede conducir al desinterés en el proyecto -tal y como sucede en el caso 1- y a malentendidos muy costosos: es posible, por poner un ejemplo, que el cliente pida un branding completo y que luego -cuando el branding ya está hecho- descubras que lo único que quería era una tipografía de moda para el logo de su empresa.

No te fíes incluso aunque el cliente utilice un lenguaje técnico: es posible que no lo esté utilizando correctamente.

Opciones: Detalla con exactitud lo que vas a hacer, y lo que se necesita para llevar a cabo el proyecto. Intenta obtener del cliente toda la información que puedas. La idea es que descubras qué es lo que el cliente realmente quiere antes de que sea demasiado tarde. Si consigues guiarle correctamente a través del proceso, habrás ganado su confianza, y posiblemente hayas conseguido un cliente para mucho tiempo.

4. Demasiados interlocutores

Este es un problema típico cuando trabajas con grandes empresas, o con la administración pública. Hay demasiadas personas opinando y decidiendo sobre el proyecto. Eso puede hacer que pierdas el tiempo avanzando en una dirección, para que luego llegue otro interlocutor y cambie los objetivos, o las reglas del juego. También puede ocurrir que quedes atrapado en una “guerra” entre varios interlocutores. Aunque el presupuesto para el proyecto sea grande, es fácil que se diluya en correcciones, revisiones y pasos en falso.

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A veces es muy fácil quedarse atrapado en los problemas y las preocupaciones diarias: los plazos de entrega, las facturas, las peticiones de los clientes… Tanto que puedes llegar a olvidar por qué te hiciste freelance en su momento. Pero no, no estabas loco. Tomaste la mejor decisión. Hoy, tomando como referencia un artículo de Freelancefolder, vamos a recordar 5 grandes ventajas de ser freelance:

1. Tú decides

Como freelance, tú decides qué es lo que vas a hacer. Tus capacidades y tu nivel de esfuerzo son los que determinan, en gran medida, tu éxito; y puedes controlar las dos variables. Si tienes talento, trabajas duro y tienes un poco de suerte, puede irte realmente bien.

Tus ingresos no dependerán de la decisión de un jefe, ni de la estructura de la organización en la que trabajas. El trabajo autónomo es una de las formas en las que más claramente se produce la compensación por méritos.

Para la gente independiente y emprendedora, hay pocas opciones mejores.

2. Libertad para elegir cuándo y dónde trabajas

Una de las mejores cosas de ser freelance es la libertad para hacer las cosas a tu manera. Está claro que vas a tener que esforzarte, y que hay algunas reglas de debes respetar -al fin y al cabo, siempre trabajas para clientes- , pero la decisión de dónde y cuándo realizas tu trabajo, es absolutamente tuya.

¿Eres de los que prefieres la noche? Adelante. ¿Te gusta trabajar en una cafetería? Ningún problema. ¿Con el pijama estás más cómodo? La decisión está en tus manos. Esto significa que eres inmune a los atascos y las aglomeraciones. Si el rebaño va al norte, tú puedes ir al sur. Si ellos viajan el viernes por la tarde y vuelven el domingo, tú puedes cambiar las reglas. Sólo necesitas crear tu propio orden interno.

3. Trabaja en las cosas que te gustan

Trabajar en lo que te gusta es uno de los puntos más importantes para ser feliz. Como freelance puedes centrarte en las actividades que más te interesan y que, por tanto, son las que mejor conoces y las que mejor haces. Sinceramente: si lo que haces no te gusta, es mucho más difícil que llegues a ser un gran profesional independiente.

4. Sin los límites de las empresas tradicionales

Una de las primeras cosas que descubres cuando empiezas a realizar trabajos por tu cuenta es que el tiempo te cunde el doble que en una oficina. Tiene su explicación: para empezar, trabajas para ti, que siempre motiva mucho más. Además, en el entorno de la oficina hay bastantes maneras de perder el tiempo. Por ejemplo:

-Los desplazamientos hasta el centro de trabajo, y de vuelta a casa

-Las [malditas] reuniones, que muchas veces no se sabe para qué sirven

-El papeleo, la burocracia y los trámites que dilatan los procesos en las organizaciones de cierto tamaño

-Las pugnas internas entre compañeros y entre departamentos

-La falta de flexibilidad y la lentitud de las organizaciones para tomar decisiones: tu trabajo puede estar días e incluso semanas paralizado esperando una decisión que no se sabe bien quién tiene que tomar.

-Los horarios: si, hagas lo que hagas, vas a acabar muchas horas metido en el mismo sitio, ¿para qué darse prisa?

El valor del tiempo. En cambio, trabajando por tu cuenta te concentras mucho mejor en tu trabajo y evitas perder un tiempo con el que puedes hacer muchas otras cosas. Si acabas antes, tienes más tiempo para tu ocio, o para empezar nuevos proyectos.

5. Nadie puede despedirte

Por desgracia, en la situación actual los despidos son cada vez más comunes. Es cierto que la situación económica afecta directamente a los freelance, y es muy posible que ahora te toque trabajar más y más duramente para mantener tu nivel de ingresos. Pero tu destino laboral no está en manos de un solo jefe o una sola empresa. Siempre puedes intentar compensar con otros clientes y abrir nuevos caminos.

Además, en momentos de ajuste, los freelance pueden resultar mucho más competitivos y flexibles para las empresas que un ejército de asalariados.

*Si quieres, puedes leer el artículo Why Freelancing is Awesome, publicado en Freelancefolder.