El tiempo vuela. Nunca es suficiente para hacer todo lo que queremos hacer. Pero de vez en cuando nos encontramos con 5 minutos libres. 5 minutos que no sabemos bien de dónde han salido, pero que, tal y como nos recuerdan en FreelanceFolder, podemos aprovechar para realizar algunas tareas cortas, sencillas y realmente útiles.

Estas son nuestras 12 mini propuestas para mejorar tu productividad:

1. Despeja el buzón de entrada; escucha el buzón de voz

De cuando en cuando hay que despejar el buzón de entrada del correo electrónico, esencialmente por dos motivos: porque es muy difícil gestionar un centenar de mensajes sin leer, y porque podemos haber dejado de lado un mensaje importante para nuestro negocio. Otro tanto sucede con el buzón de voz de tu teléfono.

Aprovecha esos cinco minutos para probar fortuna. Piensa que, con un poco de suerte, un mensaje extraordinario te está aguardando; quién sabe, quizá un nuevo cliente, o un proyecto apasionante.

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La inmensa mayoría de los profesionales independientes trabajan desde casa. Te proponemos estos consejos sencillos y útiles para que saques el máximo partido a tu esfuerzo.

1.Un espacio específico para trabajar

El rendimiento es mucho mejor cuando dispones de una habitación dedicada exclusivamente a la realización de tu trabajo. Si eso no es posible reserva, al menos, una parte de una habitación.

¿Por qué? Porque no necesitas apartar cacharros, ni ordenar nada, para ponerte a trabajar. Todo está dispuesto y preparado.

Piensa que si utilizas, por ejemplo, la mesa del comedor, primero tienes que limpiarlo todo, colocar el ordenador, enchufarlo… Además, vas a acabar asociando el trabajo con otras actividades rutinarias, y eso, a la larga, suele convertirse en un problema.

Si dispones de una habitación completa, la puerta te permitirá contar con una barrera frente a las distracciones del mundo exterior: ruidos, frigorífico, televisión, etc.

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Para un freelance siempre resulta complicado ponerle precio a su trabajo. Pero es algo que forzosamente hay que hacer. ¿Has pensado alguna vez en cuál es el criterio que utilizas para fijar tu precio? ¿Estás seguro de que es el más adecuado?

En FreelanceSwitch han reflexionado sobre el tema. Después de analizar otras variables importantes -el tiempo dedicado y la dificultad del proyecto-, han llegado a la siguiente conclusión: lo más acertado es que pongas precio a tu trabajo basándote en el valor que aportas al cliente.

Vamos a verlo paso a paso. Una pregunta puede servirnos como punto de partida para ir avanzando en la reflexión: ¿En qué podemos basarnos para poner precio a nuestro trabajo?

1. Precio basado en el tiempo

Este planteamiento es claro: consiste, básicamente, en cobrar por horas. Solo tienes que multiplicar tu precio/hora por el número de horas dedicadas al trabajo para obtener el precio final del proyecto.

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El tiempo es oro. Si consigues hacer tu trabajo en menos tiempo:

A. Podrás realizar más tareas, lo cual te reportará más beneficios.

B. Tendrás la oportunidad de dedicar ese tiempo “ganado” a hacer otras cosas importantes: divertirte, estar con tu familia, hacer deporte, leer, ver una buena película, hacer la compra, poner una lavadora, etc.

Conclusión: todo son ventajas.

¿Cómo ahorrar tiempo?

Mediante una “lluvia de ideas”, los lectores de FreelanceFolder han planteado sus consejos para ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Hemos hecho una selección con los 25 más interesantes:

1. Planificar con antelación. Puedes aprovechar los últimos momentos del día para planificar las tareas del día siguiente. Así no perderás tiempo en el arranque.

2. Trabajar con una lista de tareas. Tacha las tareas conforme las vas completando. Deja las pendientes para el día siguiente. Este sistema es sencillo y muy eficaz.

3. Establecer prioridades en la lista de tareas, para completar antes las más importantes.

4. Partir las tareas más complejas en tareas más sencillas. De esta forma podrás abordar problemas que, de otra manera, te parecerían irresolubles, y que podrían frenarte.

5. Programar -y cumplir- los tiempos de descanso necesarios. No somos máquinas. Unos pequeños descansos cada cierto tiempo nos ayudan a rendir mucho mejor.

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¿Necesitas comunicarte y colaborar a distancia con tus clientes y compañerxs de proyecto?

Ya hemos comentado varias veces que las reuniones, si no están bien gestionadas, pueden convertirse en un auténtico lastre. Mucho más si son presenciales, y exigen un esfuerzo y un gasto extra para llegar hasta el punto de encuentro.

En la revista Consumer han recopilado algunas de las herramientas que te permitirán ahorrarte desplazamientos innecesarios:

- Dimdim es una aplicación de código abierto especializada en reuniones online. Es gratuita para hasta 20 personas.

- Team Apart permite mantener reuniones online de hasta 4 personas, armadas todas ellas con su webcam y su micrófono.  Su principal baza es su sencillez, y también incluye algunas herramientas de colaboración para compartir imágenes, archivos, etc.

- Huddle es una herramienta de colaboración que, además de ofrecer un servicio de videoconferencia, también permite gestionar y compartir proyectos. Incluye una versión gratuita con limitaciones. A partir de ahí, lo que necesites gastarte…

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- ¿Cuánto tiempo debe tardar un menú en desplegarse?

- ¿Cuántos minutos empleamos en realizar una compra por Internet?

- ¿Cuándo se convierte un usuario en experto?

- ¿Cuántos años transcurren hasta que se consolida un cambio social?

Jakob Nielsen, gurú de la usabilidad, nos propone un recorrido apasionante por las diferentes unidades de tiempo -décimas, segundos, minutos, días, años, décadas y siglos- que componen la experiencia del usuario. Es una información fundamental si quieres construir un sitio web a la medida de tus clientes.

Hemos preparado una selección/traducción con lo más interesante:

0.1 segundos

En apenas una décima de segundo, los usuarios ya son capaces decidir sobre el aspecto de un sitio web. Un estudio demostró que, exponiendo imágenes durante 0.05 segundos, los espectadores ya distinguían entre los diseños más y menos atractivos…

Es evidente que las páginas de un sitio web no aparecen y desaparecen, sino que permanecen allí de forma que el usuario puede consultarlas durante unos segundos. Así solemos hacerlo. Pero resulta muy interesante saber que una imagen visual fugaz ya es capaz de proporcionarnos algunos elementos de juicio.

La principal lectura que podemos extraer es la siguiente: 0.1 segundos es la medida de tiempo perfecta para dar respuesta a las peticiones del usuario en un interfaz. Con esta medida, el usuario tiene la sensación de que sus órdenes se están cumpliendo, y de que controla la aplicación.

Un ejemplo. Si tras hacer clic, el menú se despliega en 0.1 segundos, el usuario tiene la impresión de que ha sido él mismo el que ha ejecutado la orden: su petición ha tenido un efecto inmediato en la pantalla, el sistema ha respondido al instante a sus órdenes.

En cambio, si la respuesta tarda más de 0.1 segundos, la sensación es que “el ordenador” también ha participado en la acción. Se pierde, por tanto, el efecto de “instantaneidad”.

1 segundo

Como acabamos de explicar, cuando la aplicación tarda más de una décima pero menos de 1 segundo en responder, el usuario tienen la impresión de que es la aplicación la que está ejecutando la acción. Los usuarios, por tanto, perciben este pequeño “retraso”, pero mientras el tiempo de respuesta no supere el segundo, mantienen la concentración en la acción que han emprendido.

Eso significa que, con tiempos de respuesta de 1 segundo, los usuarios todavía conservan la sensación de control sobre la aplicación, aunque por encima de 0.1 segundos son conscientes de que hay una interacción con dos agentes: ellos mismos y la aplicación.

La conclusión es la siguiente: las páginas deberían descargar en 1 segundo para que el usuario sienta que controla la situación y que puede navegar de forma libre. El ancho de banda ha aumentado de forma notable, y ahora resulta posible, incluso cuando hay imágenes. Hoy, el principal obstáculo para una descarga rápida es la presencia excesiva de widgets y elementos dinámicos.

10 segundos

Después de 1 segundo de espera, el usuario comienza a impacientarse. A partir de los 10 segundos, su atención de dispersa, comienza a pensar en otras cosas, y el flujo de navegación queda roto. Lo más probable es que abandonen la acción y, por tanto, el sitio web en el que se encuentra.

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eSpecifica, Mide, Acuerda, sé Realista y gestiona bien tu Tiempo. Estos 5 “ingredientes” son sencillos, y te permitirán dar un salto adelante en tu actividad profesional. Es lo que algunos denominan el método SMART:

1. eSpecifica: llama a las cosas por su nombre

La mayor parte de los conflictos tienen su origen en un problema de comunicación: no hemos entendido bien lo que nuestro cliente quería, o no hemos sabido explicarle a nuestro cliente lo que íbamos a hacer. Conforme aumenta el número de personas involucradas en el proyecto, las probabilidades de que se produzcan malentendidos se disparan.

Así que la clave para evitar problemas es una buena comunicación. Eso implica llamar a las cosas por su nombre. Especifica. Que todo quede claro. No te refugies en formulaciones vagas y ambiguas. Pronto se convertirán en falsos avances y falsos apoyos porque, en el transcurso del proyecto, cada parte las interpretará de una manera diferente.

2. Mídelo todo para mejorar

Ya lo decía Galileo: Mide lo que se pueda medir, y lo que no se pueda medir, hazlo medible. La explicación es muy sencilla: si somos capaces de medir algo -un trabajo, una tarea, una actividad- entonces también somos capaces de mejorar.

Mide tu tiempo y tu esfuerzo. Mide los resultados que has obtenido. De esta forma, la próxima vez conseguirás hacerlo mejor y, seguramente, en menos tiempo.

Con los datos encima de la mesa podrás definir tus objetivos de manera eficaz: serán estimulantes porque no resultarán demasiado fáciles de conseguir, pero tampoco serán irreales ni inalcanzables.

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En Smashing Magazine nos proponen una buena batería de consejos útiles para aumentar nuestra productividad como freelance. Hemos hecho un resumen con lo más interesante:

PONTE UN HORARIO

1. Define un horario de trabajo y cúmplelo

Ponte un horario realista y trata de cumplirlo sin excepciones. Aunque puede parecer una cierta pérdida de libertad, en realidad el horario te da disciplina, y te ayuda a aprovechar el tiempo al máximo.

Siempre nos enfrentamos a la tentación de dormir unas cuantas horas más. Pero piensa que si empiezas por la mañana, a una hora razonable, al acabar el día dispondrás de tiempo más que suficiente para desconectar y para dedicarte a tus aficiones.

Te proponemos este método que hemos desarrollado para construir tu horario de trabajo perfecto.

2. Tómate un descanso cada cierto tiempo

Hay que cumplir el horario, es verdad. Pero no tiene sentido que permanezcas un montón de horas sin levantarte de la silla, pegado a la pantalla del ordenador. Un descanso cada cierto tiempo nos ayuda a refrescar la mente, y nos permite volver al trabajo con energías renovadas.

30 minutos de trabajo a plena concentración dan mucho más de sí que una hora divagando. Así que busca una alternancia: un sprint de concentración, un pequeño descanso, y vuelta al sprint. Por supuesto, nunca te saltes la hora de la comida. No vivimos sólo del aire.

DISEÑA UN PLAN

3. Márcate tus propias metas

Ya sabes lo que dicen: si tú no defines lo que quieres conseguir, otro lo hará por ti. Los objetivos nos marcan el camino a seguir, y nos ayudan a estar motivados. Así que define tus metas a corto, a medio y a largo plazo: ¿Qué quieres conseguir esta semana? ¿Y este mes? ¿Dónde y cómo te gustaría estar dentro de un año? ¿Y dentro de 5? Reflexiona un rato sobre lo que quieres conseguir y escríbelo para no perderlo de vista.

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¿Has pensado alguna vez en cómo empleas las 24 horas del día? Éste puede ser un buen momento para reflexionar.

4 actividades principales

Según un estudio publicado por The New York Times, durante el año 2008 los estadounidenses consumieron casi dos terceras partes de su tiempo en sólo 4 actividades: dormir, comer, trabajar y ver la televisión.

Usamos el tiempo según las circunstancias personales

El uso del tiempo varía según las circunstancias personales, como no podía ser de otra manera.

Un ejemplo muy claro: las diferencias entre la gente con trabajo y los parados. Según el estudio, los desempleados duermen una hora más al día, ven 70 minutos más de televisión y dedican el doble de tiempo a limpiar y recoger la casa.  También pasan una hora más al día estudiando, y dedican bastante más tiempo a su familia. Entre sus actividades destacan, por ejemplo, pasar el aspirador, poner una lavadora, arreglar el jardín, recibir cursos de formación o enviar currículums. Qué remedio…

Y tú, ¿cómo te organizas?

¿Has calculado alguna vez cuánto tiempo dedicas a las cosas que consideras realmente importantes?

Seguro que te gustaría encontrar más tiempo para estar con tu familia, mantener la casa en orden, hacer deporte, ir al cine, hacer la compra, cocinar, pintar cuadros o dar paseos por el parque. El problema es que para conseguirlo hay que “recortar” en otras actividades. ¿Cuáles? Vamos a hacerte una propuesta que no podrás rechazar:

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“Dedicar al trabajo el tiempo que el trabajo requiere, ni un minuto más ni un minuto menos”. Es un lema que cualquier profesional freelance suscribiría. Y es que normalmente no nos organizamos del todo bien. Saltamos de un tema a otro sin orden, navegamos por Internet, hablamos por teléfono, miramos el correo, nos quedamos bloqueados en una tarea…  El resultado ya lo conoces: a menudo tenemos que compensar esa falta de concentración con un montón de horas “extra”.

Pero eso se va a acabar. Te proponemos un método en 9 pasos que te permitirá organizar tu tiempo de una forma eficaz y adaptada a tus necesidades específicas. La clave es sencilla: trocéalo todo. Convierte tus tareas, tu tiempo y tu atención en trozos más pequeños. Trabaja mediante sprints cortos y llegarás mucho más lejos. El tiempo que ganes, es tiempo para ti. Podrás usarlo como quieras:

1. Descubre cuál es tu “unidad de atención”

Es posible mantenerse durante horas delante de la pantalla del ordenador, es verdad, pero eso no significa que estemos avanzando a buen ritmo con el trabajo. Nadie es capaz de mantener un alto nivel de concentración durante mucho tiempo. En cuanto nos saturamos, comenzamos a saltar a otras actividades accesorias: consultar el correo, mandar un mensaje, echar un vistazo a los periódicos online…

Para aprovechar bien el tiempo, es importante que descubras cuál es tu “unidad de atención”, es decir, el tiempo que eres capaz de dedicar a completar una tarea sin interrupciones y con un alto nivel de concentración. Puede ser de 30 minutos, 45 minutos, 60 minutos, 70 minutos… difícilmente más. Esa unidad de medida es la base sobre la que puedes construir tu horario perfecto de trabajo.

2. Calcula cuánto trabajo puedes realiza en ese tiempo

La experiencia te va a dar la respuesta: si tu unidad de atención es de 40 minutos, se trata de que calcules cuánto trabajo eres capaz de realizar en ese tiempo: traducir X palabras, escribir X líneas de código, hacer un boceto, etc.

La mayor parte de las tareas que realizamos en nuestra actividad profesional son parecidas a otras que ya hemos completado anteriormente. Por eso no resulta difícil hacer una estimación. No hace falta que sea exacta. Lo que buscamos es una referencia para planificar el trabajo adecuadamente.

3. Trocea las tareas para ajustarlas los bloques de tiempo

Con esas dos referencias, nuestra unidad de atención y la cantidad de trabajo que somos capaces de realizar en ese lapso, tenemos información suficiente: ya podemos trocear nuestras tareas del día en fragmentos más pequeños, de forma que encajen con nuestros bloques de tiempo. Se trata de ir marcando objetivos razonables.

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