Toda factura tiene que tener una serie de datos mínimos para que la misma sea válida. Es muy importante, por ejemplo, que aparezca el número de factura, que servirá para su identificación, y la fecha en la que se realiza, así como los datos básicos, tanto de la persona que emite la factura como de aquélla a la que va dirigida. Estos son el nombre, domicilio e identificador fiscal.
Por otro lado debemos incluir una descripción de los servicios prestados por los que se emite la factura, así como el importe de los mismos. Por último, se ha de detallar el tipo de IVA y de IRPF que se aplica, y el importe resultante.
Por lo tanto una factura se estructuraría de la siguiente manera:
- Datos identificativos del profesional que presta los servicios: nombre completo, domicilio e identificador fiscal.
- Identificación del documento o número de factura: todas las facturas han de ir numeradas de forma correlativa en un mismo año, es decir, no se puede saltar de la número 7 a la 12, por ejemplo.
- Fecha de la factura: también hay que tener en cuenta que las fechas de las facturas han de ir de acuerdo a su numeración, es decir, la factura 7 no puede tener una fecha posterior a la 12.
- Datos de la persona o empresa a la que va dirigida la factura: nombre completo, dirección o razón social e identificador fiscal.
- Concepto de la factura: breve descripción de los servicios prestados, normalmente desglosado por líneas.
- Importe de la operación: se detalla el importe total, es decir, la remuneración a percibir sin aplicar ningún tipo de impuestos ni descuentos.
- Descuento: si quieres fidelizar o aplicar alguna condición especial a alguno de tus clientes puedes aplicarles un descuento señalando el mismo en tu factura.
- Base imponible: el importe de la operación menos el descuento si lo hubiere es la cantidad sobre la que se aplican los impuestos.
- Retención del IRPF: cantidad resultante de aplicar al importe anterior una retención que, actualmente, es del 15% en la mayoría de los casos. Algunos profesionales y sociedades no efectúan esta retención.
- Importe del IVA: cantidad resultante de aplicar a la base imponible un 16%, aunque hay una serie de actividades que están exentas de IVA o tributan en diferente porcentaje.
- Cantidad total a percibir: la suma del importe inicial, menos la retención del IRPF, más el importe del IVA.
- Forma de pago: si es mediante domiciliación bancaria hay que incluir el número de cuenta al que queremos que se nos ingrese la cantidad solicitada.
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